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D. 畢業(設)論文撰寫中的Word排版技術
本文針對使用微軟Word軟體進行畢業(設)論文撰寫中的排版方法進行簡要介紹。主要包括以下幾方面的內容:
1、章節(標題)的設置
2、樣式的設置
3、目錄的自動生成
4、分節(分頁)以及頁眉頁腳的設置
5、圖、表和公式的插入題注與交叉引用,以及自動編號的使用
下文以本文在編輯過程為例進行講解,邊編輯邊講解。
注意,本文的使用的Word為2019版本,Word其他版本的可能菜單或選項會略有不同,但應該不影響,在菜單中仔細找找就能找到對應的內容。
強烈推薦侯捷老師著的《Word排版藝術》。 雖然該書是針對Word的2003版本的,但個人認為其講述的內容對於現在的Word版本也是一樣的(不少菜單微軟在2007版之後進行了重組,需要仔細查找一番)[1]。但不管怎樣,不論從事的什麼工作,只要你使用微軟的Word都建議你買一本(至少復印一本)放在手邊。該書雖然貌似已經絕版,但希望能夠再版或者有新版出現。
微軟的Office套件的功能強大到超乎你的想像,所以好好學習並使用它吧。別人的強大都是有原因的,所謂的彎道超車真的不存在,只有踏踏實實的做好准備才能應對未來!
本章講述如何通過標題設置章節和編號。
輸入要設置為章和節的文字,就如本章/節所示:輸入「章節(標題)的設置」和「設置標題」。接著查看Word的「開始」菜單,可以看到如圖 1所示各種預設樣式的選項。
接下來需要將章和節的標題分別設置為樣式中的標題1和標題2,具體操作就是,選擇相應的文本,然後根據該文本應該是章標題(一級標題)則點擊菜單中的標題1,如果是節(二級標題)則選擇標題2,如果是節中的條(三級標題),那麼就選擇標題3,其他依次類圖,但請注意學校畢設論文應該不允許超過3級的標題。經過上面的設置,則章和節的標題設置如圖 2所示 。
設置好標題後會發現還沒有編號,那麼下面添加編號。先選擇設置好的章節標題,然後點擊「開始」菜單中的「多級列表」旁的下拉箭頭,在彈出的選擇菜單中選擇「列表庫」中的對應項(黃色熒光筆標記,也可根據你的需要自行定義),參見圖 3所示。在設置編號後,會發現之前選擇是不同級別的標題已經有了編號,如圖 4所示。
注意,如果你在後繼的章節設置中發現新編號是從1開始的,那你可以通過點擊前面的「自動更正選項(帶閃電符號)」選擇「繼續編號」進行修改(參見圖 5)。
或者直接通過「格式刷」,進行格式設置。「格式刷」就是「開始」菜單下面的「小刷子」。可以選擇已經設置好的文本(這里稱為「被刷文本」),點擊格式刷後,會發現滑鼠變成刷子形狀,此時再選擇其他想要設置的文本,就會發現新選擇的文本已經被設置成與「被刷文本」一樣的格式了。
雖然設置了章節的編號,但是預設的標題的字體和行間距等還不符合要求。當然,可以通過進行手動設置字體和行間距,並且之後的使用格式刷進行後繼的標題的格式設置。這樣完全可以,但是為啥不用樣式來實現呢?那麼下一章就講述和演示如何通過設置樣式來實現整篇文檔的格式設置。
這章講授如何通過設置樣式來完成論文的各項文字的樣式設置。首先,假設論文撰寫規范中有如表 1所示的要求:
首先,設置標題1的風格,右鍵「開始菜單」中的「標題1」後會彈出對應的菜單,點擊「修改」,之後會彈出「修改樣式」對話框,如圖 6所示。之後在這個修改對話框中可以進行各種風格的設置。
針對撰寫規范中的要求,進行對應的文字格式的設置:字體=黑體,字型大小=小二。之後在格式菜單中選擇段落,進行段後2倍行距和居中的設置。對於本科的畢業論文要求是單面列印,頁眉是相同的,並且只要求每章開始要從新一頁開始,這樣可以在「換行和分頁」選項卡中選勾選「段前分頁」即可實現每一章從新的一頁開始。但如果是研究生的論文,因為要求有奇偶頁的區別(頁面有區別),因此光靠分頁是無法實現的,需要使用分節來實現,這點在後文中有講述(參見圖 7)。
經過這樣的設置,已經發現原來的第1、2章已經是從新的頁開始,參見圖 8。那之後的標題2和標題3的設置應該根據需要進行類似操作即可。
論文撰寫規范中要求「正文用宋體小四號字,行間距18磅」 。針對這個需求同樣也可以進行樣式的設置。但按規范正文的設置為固定值+18磅後,可能會影響圖片的插入,因此,最好論文一開始撰寫前就預先設置好。
如果影響到已插入的圖片,那麼請將圖片的布局設置為嵌入型。出現這樣的問題的原因是將正文的段落間隔設置為「固定值」,插入的圖片也預設按照這樣進行風格設置,因此導致圖片上移錯位。需要針對圖片設置單獨的樣式,本文這里採用了「無間隔」,如果沒有,可以創建並設置新的樣式進行使用即可,參見圖 9。
目錄可以手動生成,但是這樣不認為是正常的選擇。目錄應該隨著文章的變化而自動變化,這樣不用來來回回的重復修改,因此,需要使用目錄的自動生成。
由於之前已經設置了各級標題的風格,特別是已經成功的在文檔中設置了標題文字的格式,因此可以直接使用Word帶的目錄生成工具生成。具體的步驟很簡單,首先選擇插入目錄的地方,本文先將其放在文章題目的下方(見圖 10中右側紅圈處,題目後回車,並令滑鼠點擊此處將游標置於此處);然後選擇「引用」菜單,點擊最左面的「目錄」後在彈出的菜單中選擇「自動目錄」,當然你可以自己定義需要的目錄格式,這里使用預設的。
針對插入的目錄可以進行風格的設置。
在插入目錄之後,不論添加還是修改了後面文字的內容,只需要通過手工進行「更新域」的方式「刷新」目錄即可(參見圖 12)。一般選擇更新整個目錄(參見圖 13)。
當然一定記得寫完論文後別忘記手動更新目錄,特別是列印前忘記更新那就白列印了。因此,為了避免這樣情況出現,微軟在列印的時候可以自動更新目錄,但是預設該功能是不開放的,需要自己設置。具體的方法是先點擊「文件」菜單,然後選擇「選項」,然後再選擇「顯示」,在其中的「列印選項」中的「列印前更新域」選項前勾選該選項。這樣以後每修改完一版論文,只要進行列印預覽,目錄和其他帶「域」(如圖、表的題注和插入的交叉引用)的內容都會自動更新。不過貌似有時候會失靈,不知道為啥,所以還是別忘記手動更新目錄。
現在目錄也已經插入了,但是發現這樣太難看,並且論文應該是有單獨的封面,而現在論文的封面(題目)和目錄都在一起,那麼下一章將講述如何利用分節來處理封面、目錄、正文以及頁眉頁腳的設置。
這章主要講述分節和頁眉頁腳的設置,分頁在之前樣式的設置中已經見過了,這章主要說明分節的作用。
現在回過頭看看本文的封面,會發現封面和目錄還「裹挾」在一起(參見圖 15),光靠拍回車來分離顯然不是我們需要,因為可能後繼會再封面添加新的元素,每次添加都得來回「拍回車」。
那是否可以通過插入分頁(不是用分節)呢?貌似可以,但真不行,為啥?因為之後封面不添加頁碼,目錄要添加頁碼,正文也添加頁碼且和目錄的頁碼格式不同。目錄的頁碼應該是羅馬數字(單獨從1開始計算),正文的頁碼是阿拉伯數字(雖然本科論文撰寫規范沒有要求)。但對於碩士論文來說,不但頁碼必須這樣,也有頁眉也要求不同的章的也是不同的,且奇偶頁不同,想要做到這些就必須使用「分節符」。
分節符的插入方式是點擊「布局」菜單,點擊「分隔符」旁的小箭頭,選擇分節符。這里再說一次本科和研究生論文是有區別的。 對於本科論文來說,由於是單面列印,且頁眉都是相同的,只是封面不應該帶頁眉,目錄的頁碼和正文的頁碼分開計算。而研究生封面不帶頁碼,目錄帶頁碼(單獨計算,且為羅馬數字),正文從1開始計算,並且每個標題1必須從奇數頁開始(因為要求雙面列印),奇偶頁的頁眉是不同的。下面我們先以本科生的要求進行講述。
在游標處,進行選擇「布局」,再點擊「分隔符」再選擇「分節符」下的「奇數頁」,參見圖 16。這樣插入後,進行編碼時,目錄是從1開始,而不是從2開始(假設封面就外封一頁)。此時插入(參見圖 17)分節符後會發現目錄前面還有一行,這時候再游標處點擊鍵盤上的Del鍵刪除這行就能保證目錄頂格了。
在目錄之後也進行類似的操作,不過這次我們在「序」之前插入「奇數頁」。請注意,插入後貌似發現沒有改變什麼,但是實際上已經發生變化了。可以通過點擊頁眉觀察變化。
可以發現插入之前頁眉激活編輯後發現「序」和前面的「目錄」都是在第2節(參見圖 18),但是在「序」之前插入奇數頁後,發現「序」所在的節變為第3節(圖 19)。注意圖中紅線之處,即「序」之前游標位置插入「奇數頁」。
此時對於本科生的論文來說,其需要的分節符已經插入完畢。剩下的就是編輯頁眉頁腳了。之前的需求是封面不需要頁眉頁腳,目錄和正文需要,但是目錄的頁碼和正文的頁碼風格是不同的。
首先,在目錄頁點擊頁眉進入頁眉編輯狀態。可以看到進入到頁眉頁腳的編輯狀態後,會自動進入「設計」菜單,這時候需要點擊「鏈接到前一條頁眉」來撤銷和前一節的關聯(參見圖 20)。 請注意,「頁腳」也是這樣設置 ,之後設置頁碼的時候,前面的頁碼風格和後面的頁碼風格就可以獨立設置,實現目錄的頁碼是羅馬數字,正文的是阿拉伯數字。
下面先設置頁碼,激活頁眉頁腳的編輯狀態後,先點擊頁腳位置,將其設置為「居中」,當然,之後設置也可以。然後在「設計」中選擇「頁碼」,選擇「當前位置」,選擇「普通數字」,參見圖 21。確定後,頁碼就插入下頁腳中了,但是預設的不是羅馬數字。這時在通過選擇「頁碼」,選擇「設置頁碼格式」,在彈出的對話框中選擇「I, II, III」的羅馬數字,以及將「起始頁碼」設置為1,參見圖 22。之後就可以看到目錄的頁碼被設置為I,且封面和後面正文沒有變化。
完成了目錄的設置,那之後就是正文的設置,頁碼設置類似。只不過就是從「序」開始,頁碼的阿拉伯數字從1開始編號。
之後可以設置頁眉的內容了,同樣的道理,激活頁眉的編輯狀態,在適當的位置輸入頁眉的內容,這里由於目錄和正文均要設置頁眉,如果一樣的話,可以將正文的頁眉「鏈接」到前一節。本文單獨設置目錄和正文的頁眉內容。如果你想插入的頁眉下面有一橫線,可以進入頁眉編輯後,選中頁眉文字,然後選擇「開始」菜單中的「邊框」中的「下框線」,就可以添加了,參見圖 23。
這樣,本科畢設論文的頁碼,頁眉頁腳,分頁已經講述完畢。對於研究生的要求,頁眉需要做到奇偶頁不同,並且各章的奇數頁都不相同。每章的頁眉不同,那之前已經講述過了,只要做到每一章開始設置為奇數頁即可,可以手工添加,也可以在標題1的樣式中設置(之前有講,只不過之前設置的是分頁符,不是分節符),之後設置頁眉不鏈接到前一條即可實現單獨設置。
那奇偶頁不同咋辦?也很方便,激活頁眉編輯,在「設計」中勾選「奇偶頁不同」,參見圖 24,即可進行奇偶頁的不同設置。
本章講述圖、表和公式的插入以及交叉引用。圖、表和公式是論文中必不可少的組成元素,論文要求每張圖、表或公式必須有題注,且論文的撰寫可能需要進行多次的修改,可能插入或刪減圖、表或公式。如果靠手工編輯圖表編號,那進行修改的時候會發現很痛苦。需要重新進行編號,並且文中引用的地方都需要變化,很可能調整一次編號半天就過去了。顯然應該採取自動化的手段進行處理。本章講述如何插入題注,並自動編號,以及對圖表的交叉引用。
首先,插入一張所需的圖片(表的插入和圖片類似,後文以圖片為例),然後右鍵單擊該圖片,在彈出的對話框中選擇「插入題注」,會彈出插入題注的對話框,參見圖 25。
此時,會彈出題注對話框(參見圖 26),可以設置題注的相關內容。論文要求的題注標簽名是「圖」,或者「表」,Word預設沒有,那就需要新建標簽(參見圖圖 27)。並且,圖的題注應該在插入圖片的下方,表的題注應該在表的上方,這里都可以選擇。另外,圖和表的編號可以是連續編號,從1~N。也可以是按照章內進行編號,如:1-1,3-2等,這就需要進行編號的設置,前提是設置了章節的編號。
請注意,論文中插入的圖或表均需要在文字中引用 ,否則插入這個圖就沒有意義,而這確實是很多同學忽略的。那麼如何進行引用呢,手工的引用完全可以,但是一旦出現刪除或插入新的圖表導致題注編號發生變化,那手工進行修改方式面對的將同樣是一個巨大的工程。所以,需要使用交叉引用功能。
進行交叉引用的前提是已經插入了需要的題注,並且進行了自動編號,那麼通過「引用」菜單,選擇「交叉引用」(參見圖 29),之後就會彈出相應的對話框。
在對話框內首先選擇引用的類型,這里是「圖」(之前創建的題注標簽),可以看到在文本的編輯過程中已經插入了很多圖了,選擇你需要的。然後論文中要求引用的地方僅需要「圖+編號」這樣的內容,不需要題注中的整項題注內容,如「圖 29 交叉引用」。所以「引用內容」應該選擇「僅標簽和編號」,如圖 30所示。這樣引用的好處是,如果前面增加的一幅圖(插入了題注),那麼文字中的引用只要進行「更新域」(列印預覽設置了更新域)操作就能夠自動的改變,並且題注是自動編號,引用會隨著它的編號變化而變化,就不用擔心引用編號錯誤的出現,極大的方便了編輯。此時,在插入新的圖片後,對於正文中引用處的修改和更新幾乎不需要額外的工作負擔。
表的題注和圖的類似,只不過區別是,表的題注標簽為「表」,表的題注放置的位置在「所選項目的上方」。這里就不在贅述表的題注和引用了。
公式的題注插入和圖表的類似,但有所不同,因為公式的編號要求在公式的右測,並且公式居中,公式編號應該靠右放置。
首先、創建公式,然後再公式之後插入題注。這時候發現哪怕右鍵點擊公式也沒有像圖表那樣有插入題注的菜單出現。這時候,可以通過「引用」菜單的「插入題注」來插入。
在公式之後插入題注,可能需要新建,這里建立「式」標簽(參見圖 31)。
之後你可以按照你的需要進行格式的控制,文本這里提供一種方法來設置。在公式之前放置游標,然後選擇製表符位置,需要先在「視圖」菜單中勾選「標尺」。然後點擊頁面左上方的製表位控制為居中(圖 32)。
然後點擊上方的標尺(中間位置)進行製表位位置設置,並在公式之前鍵入一個tab。之後,再在式 1之前放置游標,同樣選擇製表位,只不過選擇為「靠右」,同樣鍵入一個tab。之後進行適當的調整就可以形成下面的公式樣式。之後的公式以同樣的形式插入,可以通過格式刷地進行處理。但光這樣話,當進行交叉引用的時候會發現,即使選擇了「僅標簽和編號」還是會將所有的內容引用過來。對應的解決方法是,設置「樣式分隔符」。先在式 1前插入一個回車,然後再回到上面的回車處,通過鍵入「Ctrl+Alt+Enter」的方法插入「樣式分隔符」。這樣就能阻斷引用時將所有「式」的內容引用過來。可以在「開始」菜單中選擇「顯示編輯編輯標記」來顯示「樣式分隔符」。
式 1和式 2均是插入好的公式,可以在正文中引用。
參考文獻也最好通過交叉引用的形式進行,否則同樣是很麻煩的事情。可以先對參考文獻進行編號,即「開始」菜單中選擇「編號」,可能現有風格中沒有你需要的,那就創建一個「參考文獻編號格式」,參見圖 35。之後就可以對參考文獻進行引用了,同樣通過交叉引用,只不過「引用類型」選擇「編號項」,「引用內容」選擇「段落編號(無上下文)」,在下面的編號項中找到要引用的文獻即可,參見圖 36。這樣做,即使前面插入新的引文,仍然可以自動變換。
補充一點表格,特別是研究生論文要求三線表的設置。所謂三線表就是只能有橫的三條線的表格,本科生不要求這樣設置。三線表很好辦,就是選擇表格後,在「開始」菜單中選擇「邊框」,在下拉出來的菜單中選擇「取消」或「設置」對應的邊框即可,具體可以參見表 1。
另外,論文中要求表格不能跨頁,但確實可能有表格太大(有論文要求只能採用續表,那就分開),必須跨頁,則需要表頭在新的頁中重復出現,可以進行如下的操作。
1、 只選擇跨頁的表的表頭(如:第一行);
2、 然後右鍵,彈出的菜單中選擇「表格屬性」;
3、 彈出的對話框中,選擇「行」選項卡後,勾選「在合頁頂端以標題行形式重復出現」(參見)。
4、 確定
之後,就可以在跨頁的表格中,看到各頁中均有表頭。
文本講述了通過樣式設置標題,設置正文,插入圖、表和公式的題注並進行交叉引用,通過分節符,設置不同的頁眉頁腳,以及引文的編號和交叉引用,基本上能夠涵蓋了論文撰寫中所需的Word排版技術。通過該文,希望你能夠學習到Word的有關技術,方便進行論文的撰寫。
微軟的Office套裝確實很強大,不但功能豐富,還所見即所得,希望你好好學習並使用,可以極大提升工作的整體效率!
[1] 侯捷,「Word排版藝術」,電子工業出版社,2004-10-1
感謝高老師提供的修改意見!
歡迎各位讀者不吝賜教!
如果對你有幫助,那請務必謝謝我!
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